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陕西财经职业技术学院归档文件整理实施细则

作者:              日期:2014-02-27             点击:[]

第一章

第一条 为了简化工作程序,提高工作效率,改进归档文件整理方法,推动文件、档案管理的现代化,根据《陕西财经职业技术学院档案管理办法》和《陕西财经职业学院档案实体分类编号方案》,结合学院的实际情况,特制定本实施细则。     

第二条 本实施细则所指的归档文件,是指学院在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。     

第三条 本实施细则所指的归档文件整理,是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。     

第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。(首先分永久、30年、10年、不归档,再按分类方案分机构、问题)     

第二章归档文件整理的组织工作

第五条 学院各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料,由部门兼职档案员进行收集、整理,按照《陕西财经职业技术学院档案管理办法》的规定,定期向学院档案室移交。     

第六条 各部门的兼职档案员应及时做好所在部门文件材料的收集、整理、登记,严防错漏,妥善保管。     

第七条 学院档案室管理人员必须严格履行岗位职责,加强与各部门的联系,进行业务指导,确保归档文件质量。     

第三章归档文件的整理

第八条 归档文件的整理与装订     

(一)归档文件以件为单位进行整理,一般以每份文件为一件。其它情况在遵循便于整理和利用的原则下,视文件材料的实际情况灵活处理,下列文件或文本在装订时,作为一件:     

1.文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿本各作为一件。     

2.正文与附件一般为一件,如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件。     

3.正文与文件处理单(包括拟办单、发文稿纸、签批条等)作为一件。     

4.原件与复制件作为一件。     

5.转发文与被转发文作为一件。     

6.装订成册的报表、名册、图册等,按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件;未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件。     

7.请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件,可作为一件。     

8.学院会议记录,包括党委(扩大)会、民主生活会、院务会议等,以每次会议为一件,以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序,装订在一起,但在每次会议记录的首页标识归档章。     

9.在学生类档案中,一般采用:     

(1)全日制招生名册按批次计件,一般一个批次作为一件或视材料的实际情况而定;     

(2)学籍变动中的发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件;     

(3)学生处分材料,针对同一人的发文、审批表、检查等材料作为一件;     

10.教学任务通知书、教学进程表视实际情况而定。     

11.仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。     

12.科研档案中,课题研究项目文件材料按其自然形成规律,保持文件之间的有机联系,视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如:研究成果鉴定与研究成果申报奖材料,可将鉴定材料、成果申报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件,如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订,也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的,以其自然状态视作一件。     

13.审计档案,审计结果通知书与底稿作为一件,如果底稿数量较多,可视情况分为几件。     

(二)以下作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后,或者汉文本在前,少数民族文字文本在后;文件处理单排在文件前面;发文稿纸排在正文后面。     

(三)对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料,按照A4型纸的尺寸加以折叠,注意尽量减少折叠次数,同时,折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。     

(四)归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括:     

1.对破损的文件应予修整;     

2.对字迹模糊或者褪变的文件进行复制,包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等,复制方法主要采用复印;     

3.去除易锈蚀的金属物,包括订书钉、回形针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便折钉的刊物、书籍等(特别重要的除外),可保持原貌。     

(五)装订采用左侧装订,文件材料左、下侧应对齐。装订时应根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧或在文件左上角穿针打结;对于较厚的材料采用三孔一线法装订;已成册不易拆封且未使用铁钉的,可保持文件原貌,不得随意裁切文件。     

(六)教学档案中的学籍成绩表,每件加封面和封底后装订。     

第九条 归档文件的分类     

归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类,按《陕西财经职业技术学院档案分类表》执行。     

第十条 归档文件的排列     

(一)归档文件的排列,是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。     

(二)归档文件的排列应坚持“事由”原则,即同一事由形成的相关文件排列在一起。“事由”是指一件具体的事,一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等。     

(三)同一事由内归档文件的排列,一般按文件形成时间的先后顺序排列,也可按文件的重要程度排,重要的、结论性的文件在前,其它的文件在后。     

(四)不同事由间归档文件的排列     

1.按不同事由办结时间的先后顺序排列;     

2.按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其它工作形成排在后面,或将综合性工作形成的文件排在前面,具体业务工作的排在后面;     

3.按事由具有的共同属性分别集中排列。一是按责任者或承办部门分别集中排列。二是按照不同问题分别集中排列。     

上述排列方法视具体情况采用一种或同种相结合的方法排列。     

(五)对具有保存价值、但未及时归档的零散文件,将其排列在相应年度相同类别文件的最后,并在备考表中说明。     

第十一条 归档文件编号     

(一)归档文件编号,是指用符号标识归档文件在全宗中的位置,并以归档章的形式在归档文件上注明。     

(二)归档章设置全宗号、年度、件号、分类号、保管期限、页数。由档案室按规定式样统一刻制。其中年度采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示;保管期限用简称“永久、30年、10年”表示。     

(三)归档章一般应盖在归档文件首页上端的空白位置,归档章不要压盖文件字迹,不要与批示文件等重叠。     

(四)归档章内容要用耐久性书写材料填写,要求字迹工整、清晰。     

第十二条 归档文件的编目     

(一)编目是指编制归档文件目录。设置有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。目录各项目的具体填写要求如下:     

1.责任者:文件的发文机关或署名者。责任者采用全称或规范化的简称;联合发文责任者超过两个的,标出两个加“等”字;未署责任者的文件,编目时应考证清楚并填写。     

2.文号:文件的发文字号。按文件的文号全部填写,不能省略,年度统一使用“[]”号。     

3.题名:文件标题。就对文件的标题照实录入。录入题名时应注意如下问题:     

(1)多份文件作为一件时,编目一般只著录第一份文件,如果第一份文件的标题不能正确揭示该件内容时,应根据该件的内容重新拟写标题,新拟或补充的标题要加“[]”号。     

(2)文件无标题或标题含义不明时的处理方法:一是文件标题是“通知”或“便函”一类的,根据文件内容重新拟写标题;二是批转性文件只反映字号的,根据文件内容补充题名。基建档案、科研档案涉及工程、课题的材料,著录时要注明相应工程、课题的名称。新拟或补充的题名要加“[]”号;     

(3)正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的,附件题名须录入,外加“[]”号。     

4.日期:指文件的成文日期。以8位阿拉伯数字写明年、月、日,如2002年5月19日应写为20020519;对没有落款日期的文件材料,要根据文件内容加以考证并填写。     

5.保管期限:归档文件保管期限按《陕西财经职业技术学院归档范围及保管期限表》的有关规定进行鉴定、填写。     

6.页数:每一件归档文件的总页数。空白页不计数。单份文件作为一件时,若文件本来就有页码,则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时,应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。为便于管理,每件都采用铅笔编页号。具体方法是:一张纸两面都有文字,正面编在右下角,反面编在左下角;文件正文编有页号的,只续编底稿页号。     

注:填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的内容较多而备注栏难以填写时,可在备注栏中加“*”号,将具体内容填入备考表。     

(二)归档文件目录采用A4型纸打印。     

(三)归档文件目录应按规范要求装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、分类号等项目。     

第十三条 归档文件的装盒     

(一)档案盒的样式、规格及质量要符合国家有关规定。     

(二)归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时,按照分类方法,将同一类别文件装在一起,一盒装不下,续装下一盒;不同类别的归档文件不要装入同一档案盒中。     

(三)在档案盒盒脊上准确标识各检索项。包括年度、分类号、盒内归档文件起止件号。如:“2002-XZ11-1…15”。     

(四)每一盒归档文件应设置备考表。备考表设置项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。     

1.盒内文件情况说明:要求填写盒内归档文件需要说明的情况,包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等),整理工作完毕后归档文件的修改、补充、转出、销毁等,以及说明归档目录中备注项加“*”号的内容。     

2.“整理人”处由兼职档案员签名;“检查人”处由部门分管档案工作的负责人审核后签名;“日期”处填写归档文件整理完毕的年、月、日。     

第十四条 档案的排架     

档案的排架:归档文件装盒后,上架排列应与本单位归档文件分类方案一致,按年度——问题——保管期限排架。档案盒统一竖放,盒脊朝外。     

第十五条 归档文件年度的确定方法     

(一)判定文件所属年度:一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。     

(二)跨年度形成的文件(如召开会议、处理案件等),统一在办结年度归档。     

(三)几份文件作为一件时,应以装订时排在前面的文件的日期为准,如请示与批复,以批复日期为准。     

(四)未标注日期的文件则采取分析文件内容等方法来考证和推断文件的准确日期或近似日期来判定所属年度。     

第十六条 归档时间     

一般应在下一年度的第二季度内完成整理归档工作。     

第四章

第十七条 本实施细则适用于学院纸质材料为载体的各门类档案的归档文件。     

第十八条 本细则自印发之日起执行。     

附件:1.陕西财经职业技术学院归档文件目录 点击查看

2.备考表 点击查看

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