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陕西财经职业技术学院印章、印信使用管理规定

作者:              日期:2014-10-08             点击:[]

为加强对学院各类印章、印信的管理,维护其权威性和严肃性,确保印章安全和用印规范,特制定本规定。  

一、学院党政印章的管理

(一)学院的党政印章由学院办公室管理  

学院办公室保管的学院党政印章有:“中国共产党陕西财经职业技术学院委员会”、“陕西财经职业技术学院”、“陕西财经职业技术学院合同专用章”等印章以及院党政主要领导的名章。学院办公室必须在学院授权的范围内使用,不得随意扩大使用范围。  

“中国共产党陕西财经职业技术学院委员会”、“陕西财经职业技术学院”、“中共陕西财经职业技术学院纪律检查委员会”、“陕西财经职业技术学院工会委员会”、“共青团陕西财经职业技术学院委员会”等电子印章由办公室集中保管,专项用于办公自动化文件。  

此外,“陕西财经职业技术学院”钢印由人事处保管。“陕西财经职业技术学院招生专用章”和“陕西财经职业技术学院学生证件专用章”钢印分别由招就处、学生处保管并专项使用。  

(二)学院党政印章的使用范围  

1.“中国共产党陕西财经职业技术学院委员会”印章的使用范围:  

(1)以党委名义上报、下发的公文用印;  

(2)以党委名义上报的材料、报表用印;  

(3)经党委批准的新党员入党志愿书用印;  

(4)相关政审用印;  

(5)党委表彰证书用印;  

(6)其他事由用印。  

2.“陕西财经职业技术学院”印章的使用范围:  

(1)以学院名义上报、下发的各类公文、报表、材料等用印;  

(2)学院表彰材料、荣誉证书用印;  

(3)学院颁发的各类证件用印(毕业证、结业证、肄业证、培训证、职称证等);  

(4)学院开具的证明、介绍信等用印;  

(5)学院签发的聘书等用印;  

(6)毕业生登记表用印;  

(7)其他事由用印。  

3.“陕西财经职业技术学院合同专用章”印章的使用范围:  

仅用于以学院名义签订的并经过院长同意或授权的合同书、协议书、意向书、委托书等法律文书用印。  

4.学院主要领导个人名章的使用范围:  

(1)新党员入党志愿书用印(使用党委书记名章);  

(2)学生辅导员聘书用印(使用党委书记手写体小号印章);  

(3)学院颁发的毕业证书、结业证书、肄业证书、培训证书用印(使用院长手写体大号印章);  

(4)学院颁发的聘书用印(使用院长手写体小号印章);  

(5)以学院名义签订的合同书、协议书、意向书、委托书等用印(使用院长名章);  

(6)有关报表的用印(使用党委书记或院长名章);  

(7)其它需用领导个人名章并经领导本人许可的用印。  

(三)学院党政印章的使用程序  

1.以院党委和学院名义印发的各类正式公文,持院领导签发的发文拟办单办理用印;  

2.凡不必正式行文但需以学院名义发出的函件,由部门负责人在留存底稿上签字,交办公室文秘校核,院领导审批后按规定格式打印,用印;  

3.以学院名义向外报送的各类报表、材料,由经办人填写,部门负责人签字,主管院领导审批,必要时报主要领导审批,然后办理用印;  

4.合同书、协议书、意向书、委托书等法律文书,经院长或经授权的院领导审核签字后办理用印;  

5.毕业证书、结业证书、肄业证书、培训证书须由办理部门列出详细名单、加盖本部门公章或部门负责人签字,经主管院领导审批,交办公室留存后办理用印;  

6.毕业生登记表用印由各系辅导员或学生工作处专人在规定时间内集中办理;  

7.在校生证明和毕业生证明,由办公室制定统一格式,印制、编号、盖章后分别由各系和学生工作处负责办理,存根交回办公室存档;  

8.职工或学生个人办理的其他证明,应到相关职能部门开具证明,然后到办公室办理用印;  

9.申请出国(出境)及办理涉外事项,因公出国(出境)由院长审批方可办理用印;因私出国(出境),院领导由书记或院长审批、副高以上职称和副处以上职务人员由主管行政的院领导审批、其它人员由人事处审批,经审批后方可办理用印;  

10.以学院名义办理贷款、开设或注销银行账户等,须经学院主管领导审核,主要领导审批后方可办理用印;  

11.院级表彰、奖励、处分等用印,需持学院相关文件到办公室办理用印;各类聘书,须凭学院文件或经院领导审批加盖学院印章;  

12.使用学院主要领导名章除上述明确规定外,须经院领导本人同意方可办理用印;  

13.其他特殊情况用印,须由各部门负责人签署意见,经主管院领导批准,方可办理用印;  

14.除明确规定的以外,其他用印需经办公室主任审核;  

15.所有用印都需履行用印登记手续;  

16.凡有下列情况之一的,印章管理人员可拒绝用印:  

(1)上报及下发的印件内容有误或批准权限不当;  

(2)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的印件;  

(3)未按规定要求审批的印件;  

(4)非本院教职员工或与本院工作、业务无关的印件。  

(四)学院介绍信的使用  

陕西财经职业技术学院介绍信盖“陕西财经职业技术学院”印章,用于教职工外出开会、调研、联系工作等。  

学院教职工如需开具陕西财经职业技术学院介绍信,应持本部门出具的证明,加盖部门印章或部门负责人签字,到办公室换取学院介绍信。  

(五)学院印信的管理  

1.学院印信实行专人管理;  

2.学院办公室司印人员应严格按章用印,用印前须按相关用印负责人的审批意见,确认无误后方可用印,并进行用印登记;  

3.盖印时要求印章名称与用印件的落款一致,印迹端正、清晰、位置适当;  

4.学院办公室司印人员不得将印章随意放在办公桌上,不得转借他人。未经办公室主任同意,任何部门和个人不得将印章带出专管区。如确实需要带出的,经办公室主任同意后司印人员要随行监督用印,并确保印章安全。印章不得在学院办公室以外的任何地方过夜;  

5.介绍信必须填写清楚,存根需记载开据介绍信人员的姓名、事由、时间。不开空白介绍信,不邮寄介绍信。  

二、学院各部门印章的管理

(一)部门印章的刻制与发放  

1.办公室是学院印章的管理部门,负责学院各部门印章刻制与发放,并指导各部门印章使用;  

2.经学院批准成立的正式机构(处级建制),由办公室依据成立文件办理有关印章刻制手续;  

3.学院设立的挂靠在某一处室的工作机构,根据工作需要由分管院领导审批报主管行政工作的院领导同意后,由办公室办理印章刻制手续;  

4.新刻制的印章在学院办公室登记预留印模后,方可启用;  

5.因机构变更而需要刻制新印章时,使用部门应携带旧印章到学院办公室办理以旧换新手续,旧印章由学院办公室统一交档案室存档。  

(二)部门印章的管理  

1.各部门的印章必须在相应的职责范围内使用,不得随意扩大使用范围;  

2.按照“谁主管,谁负责”的原则,各部门的负责人对本部门印章的使用负主要责任;  

3.各部门要加强对印章的管理,制定相应的管理制度,指定专人负责,规范使用程序;  

4.各部门印章管理人员应坚持原则,严格按章办事,并认真做好印章使用记录。  

三、印信管理的责任

1.对学院或各部门印章保管不善,造成印章损坏、丢失的,根据情节轻重给予当事人批评教育、行政处分;  

2.因工作不认真、把关不严,造成失误和损失的,根据情节给予当事人批评教育、行政处分,并追究部门负责人责任;  

3.未经批准自行留存、使用应予销毁或上交的印章,根据情节轻重给予当事人批评教育、行政处分直至追究法律责任;  

4.对违规、非法使用印章的,根据情节轻重给予当事人批评教育、行政处分直至追究法律责任;  

5.未经批准,私自刻制公章的,根据情节轻重给予部门负责人、当事人行政处分直至追究法律责任。  

四、本规定自院长办公会议通过之日起实施。

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