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制度建设
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陕西财经职业技术学院公文处理办法

作者:              日期:2014-10-08             点击:[]

第一章 总则

第一条为进一步规范学院的公文处理工作,推进公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》、《〈党政机关公文格式〉国家标准(GB/T9704—2012)》以及《中共陕西省委高教工委公文处理细则(试行)》等有关规定,结合学院实际,特制定本办法。

第二条公文是学院实施党政领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党政方针政策、公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条学院党政办公室是学院公文处理工作的管理部门,主管并指导全院的公文处理工作。公文实行“一个口子进,一个口子出”的归口管理制度,由党政办公室统一收发、分办、传递、印刷、用印、立卷、归档和销毁。

第六条学院应逐步改善办公手段,努力提高公文处理工作的质量和效率。

第二章公文种类

第七条我院常用党政公文种类:

(一)通知  

适用于发布学院党政规章制度,任免干部,传达上级单位的指示,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求有关部门办理执行和需要周知的事项。  

(二)决定  

适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销不适当的决定事项。  

(三)报告  

适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。  

(四)请示  

适用于向上级单位请求指示、批准。  

(五)通报  

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。  

(六)批复  

适用于答复学院有关部门的请示事项。  

(七)函  

适用于平行或不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。  

(八)决议  

适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。  

(九)意见  

适用于对重要问题提出见解和处理办法。  

(十)通告  

适用于公布学院各有关方面应当遵守或者周知的事项。  

(十一)纪要  

适用于记载、传达学院党委会议、院长办公会议、党政联席会议、院长专题办公会议等会议决定和议定事项。  

第三章 公文格式

第八条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号,我院采用3位阿拉伯数字,编虚位补齐,如001。涉密公文应当标注份号。  

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限,密级与保密期限并排,中间以“★”隔开。未标明保密期限的公文,其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。  

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。  

(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。  

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。  

(六)签发人。上行文要标注签发人姓名。上行文还应当在附注处注明联系人(具体承办人)的姓名和电话。  

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。  

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。  

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。  

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,应在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。  

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。  

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。  

(十三)印章。公文除“会议纪要”外,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。  

(十四)附注。公文印发传达范围、是否公开等需要说明的事项。  

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件与正件一起装订发送。但批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件是正件的有机组成,不得视为附件。  

(十六)抄送单位。除主送单位外,需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。  

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。  

(十八)公文页数顺序号。  

第九条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

(一)用纸幅面。公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。  

(二)页边距。上37mm,下35mm,左28mm,右26mm,行间距为28磅。  

(三)一般用2号小标宋体字,编排于页面顶端下空二行位置,分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。  

(四)正文。一般用3号仿宋GB2312体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。  

(五)文中结构层次。序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。  

(六)附件。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。  

(七)页码。均使用4号半角数码,字体为宋体,置于版心下边缘下1行,数码左右各放4号一字线单页码居右空1字,双页码居左空1字。  

第四章 行文规则

第十条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。

第十二条向上级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,但不得抄送下级单位。  

(二)请示事项,应当提出倾向性意见后上报。  

(三)请示应一事一文。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。  

(四)除上级单位负责人直接交办事项外,不得以学院名义向上级单位负责人报送公文,不得以学院负责人名义向上级单位报送公文。  

第十三条向院内各部门行文,应当遵循以下规则:

(一)院党委、学院行政在各自职权范围内向各基层党组织、各部门行文。  

(二)涉及多个部门职权范围内的事项,部门之间未能协商一致,不得行文。  

(三)一般性的、日常性的事务通知、工作安排,不正式行文。  

(四)凡是通过当面协商、会议决定和领导面示等方式能够解决或答复的问题,均不行文。  

(五)学院党政领导在各种会议上的讲话,一般不以学院公文形式向下转发。  

第十四条除学院党政办公室外,其它处室、系部不得以学院名义对外正式行文。

第十五条特殊问题,可以联合行文。

第五章公文拟制

第十六条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十七条学院的文件一般由学院党政办公室草拟,内容涉及职能部门工作的,由相应部门负责草拟。公文实行“文责自负”原则,由承办部门负责人对文稿内容负责。

第十八条草拟公文应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接。  

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提措施和办法切实可行。  

(三)文风朴实,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。论述要紧扣主题,层次清晰、条理分明,详略得当、重点突出。  

(四)文种正确,格式规范。  

1.人名、地名、时间、段落顺序、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。  

2.公文结构层次序数,一般不超过四层,第一层为“一、”,第二层为,第三层为“1.”,第四层为“(1)”;如果公文结构只有两层,第一层用“一、”,第二层既可用“(一)”,也可以用“1.”。  

3.应当使用国家法定的计量单位。  

4.公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须用汉字外,其余应使用阿拉伯数字。  

(五)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。  

(六)公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关单位或者部门意见,力求达成一致。  

(七)各部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。  

第十九条凡挂学院发文字号的正式公文,公文拟稿人要逐项填写公文首页纸,并将拟妥的文稿送本部门负责人审核,并在部门负责人一栏签字之后送党政办公室审核。

(一)部门负责人审核的重点是:是否符合国家的方针、政策和有关的法律、法规;提出的措施和办法是否切实可行;文字表达是否规范、通顺、准确、简练等。  

(二)党政办公室文秘人员审核的重点是:是否符合行文规则;人名、地名、时间、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;是否经部门负责人审核;涉及有关单位或者有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;其他内容是否符合公文起草的有关要求。  

经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。  

(三)党政办公室负责人审核的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;行文范围是否恰当;文种是否正确,格式是否规范;内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提措施和办法是否切实可行。  

第二十条需要审议的重要公文文稿,审议前由党政办公室进行初核。

第二十一条公文的审批签发。交由领导签发的文件,必须是修改好的清样。签发文件的权限是:

(一)上行文由党委书记或院长签发。党委书记或院长因公外出,由党委书记或院长委托党委副书记或副院长签发。  

(二)下行文或平行文,由党委书记、院长或者分管院领导签发。全局性、综合性和重大问题的重要文件,由党委书记或院长签发;属于既定方针政策范围内的文件,经学院“党委会议”、“党政联席会议”、“院长办公会议”讨论决定的事项,由分管院领导签发。  

(三)需党委书记或院长签发的公文,应先由分管院领导签署意见。  

(四)院领导原则上不签发未经分管院领导或党政办公室负责人审核的文稿。  

(五)签发文件应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。  

(六)联合发文的,由所有联署单位的负责人会签。  

第六章 公文办理

第二十二条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条收文办理主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签收,并注明签收时间。凡外来文件(包含领导开会带回的文件),均由党政办公室签收。  

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。  

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。  

初审的重点是:是否应当由学院办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。  

(四)承办。对文件进行办理。  

1.阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。  

2.批办性公文应当提出拟办意见报院领导批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门;主办部门应主动协商,有关部门应积极协作配合;办理结果应由主办部门负责汇总;重要问题由主办部门领导召集有关部门研究,及时处理。  

3.紧急公文应当明确办理时限;承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕;无时限的一般在5个工作日内办理完毕。  

4.任何人不得无故积压文件,延误办理时间。  

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。  

上级部门的重要办件,领导同志的重要批件及其他重要办件,由党政办公室填写“公文处理单”,党政办公室负责人提出拟办意见,及时送院领导阅示;中央、国务院和省委、省政府印发的有规定范围的机要文件,由党政办公室按规定范围送阅。绝密文件,只限指定人员阅办。  

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文由党政办公室秘书负责催办。  

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。  

第二十四条发文办理主要程序是:

(一)复核。经签发的公文,在印发前应当由党政办公室文秘人员对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,报原签批人复审。经复核的公文,才能编号印发。  

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。  

1.学院党委、行政报送上级单位的上行文,编“陕财职院党字〔20××〕××号”、“陕财职院字〔20××〕××号”。  

2.平行文、下行文,编“陕财职院党〔20××〕××号”、“陕财职院〔20××〕××号”。  

3.与无隶属关系单位行文,编“陕财职院党函〔20××〕××号”、“陕财职院函〔20××〕××号”。  

4.以学院党政办公室名义传达学院的有关决定,部署、通报学院有关方面情况的行文,编“陕财职院办〔20××〕××号”;人事、教学、学生管理、后勤服务等单方面工作的行文,挂学院文头,分别编“陕财职院人〔20××〕××号”、“陕财职院教〔20××〕××号”、“陕财职院生〔20××〕××号”等文号。其它处室、部门需发文通报某一方面工作情况的文件,均编“陕财职院办〔20××〕××号”文号。  

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。  

公文原则上应提前1—2天办理完手续送文印室印制,将文稿电子档发文印室专用邮箱。送印的必须是签批手续齐全、修改无误的文稿。上行公文一般印制4份;下行公文通过校园内部信息网发布、邮箱传递,同时印制纸质文件3份存档。  

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字进行校对,对格式和印刷质量进行检查,无误后用印并分发。  

对外公文发送由主办部门办理;院内公文发送由党政办公室实行内网发布、邮箱传递。  

第二十五条涉密公文通过机要渠道传送。学院设有机要阅文室,涉密公文请相关人员在机要阅文室阅办。

第二十六条需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学院档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。

第七章公文管理

第二十七条学院要建立健全公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十八条学院公文由党政办公室专人统一管理。按要求建立机要阅文室,并按照有关保密规定配备必要的安全保密设施设备。

第二十九条公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者其上级单位决定。  

第三十条涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。

经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。  

第三十一条复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经学院负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级单位批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。  

第三十二条公文的撤销和废止,由发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十三条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十四条不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。不得将内部文件、资料和刊物出售给废品收购部门,以免造成失密、泄密事件。

第三十五条工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得保存应当归档的公文。

第三十六条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张必须符合存档要求。拟制、修改和签批公文一律用碳素、蓝黑墨水钢笔或毛笔书写。

第八章

第三十七条本办法所指的公文含电子公文。

第三十八条学院纪委、工会、团委的公文处理,参照本办法的相关条款执行。

第三十九条本办法由学院党政办公室负责解释。

第四十条本办法自院长办公会通过之日起施行,2010年1月26日院长办公会议通过的原《陕西财经职业技术学院公文处理办法》同时废止。

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