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政策规章
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陕财职院物资设备采购及维修、修缮、装饰、装修等基础设施…

作者:              日期:2007-06-06             点击:[]

 

为了规范我院物资设备采购管理工作及维修、修缮、装饰、装修等基础设施工程项目的招标工作,完善管理监督机制,规范管理程序,增强工作的透明度,充分发挥有限资金的使用效益。根据《中华人民共和国政府采购法》及省教育厅关于《高等院校物资设备采购管理办法》、省财政厅关于《政府集中采购目录和采购限额标准》的规定,结合学院实际,特制定本办法。

一、招标采购范围及限额

单项采购或批量采购金额在3万元(不含3万元)以下的一般电器设备(摄影、摄像器材、舞台灯光、音响设备及器械、电视机、录像机、通讯器材、洗衣机、吸尘器、碎纸机、空气调节设备、投影仪、扫描仪、刻录机、UPS电源、其他电器设备等),办公自动化设备(计算机、打印机、传真机、复印机、速印机、复印纸、打印纸、其他办公自动化设备等),家具(包括办公家具、宿舍家具、床上用品等),机动车辆,电梯,锅炉,通用办公软件,公务服装,图书及教材,其他等。

2、预算金额在20万元(不含20万元)以下的工程(房屋及建筑物维修、改造工程,房屋装饰、装潢工程,水暖管网维修更新工程,绿化、美化工程,系统集成及网络工程,其他工程等);服务(机动车辆统一保险,机动车辆定点加油、定点维修,政府采购项目的设计费等);3万元(不含3万元)以下的各种专用票据、材料的印刷,各类公务机票统一采购,各类会议定点接待、统一结算等。

3、其他物资、用品、设备(燃料、疫苗、教学设备、实验室装置、教学模型、医疗器械、计划生育设备、分析检验设备、消防专用器材、体育专用设备及器材、无线电防震、防雷专用设备等)。

上述限额标准以上的采购项目属于政府集中采购范畴,按照政府采购程序报省级单位政府采购中心实施采购。新建工程、基本建设工程根据当地建设行政主管部门规定,委托招标代理机构组织招标。

二、招标采购项目的申报审批

1、采购项目由需求部门(系、处、部、办)提出书面立项申请报告,并填写“陕西财经职业技术学院物资设备采购立项审批表”。审批表内填写的内容在第6条采购程序中已列示。

2、审批表由需求部门(系、处、部、办)负责人签署意见后报主管院领导签署意见,并报院长批示。

3、采购部门(总务处)收到需求部门提交的方案后,组织有关专家对提交的方案进行可行性论证,并由提交方案的部门负责人以课件形式对其方案进行答疑。经专家论证通过后,单项预算在规定限额以上时,以正式议题提交院长办公会议批准。

4、报主管财务院领导审批。

三、项目采购

1、采购项目须经申报审批后方可实施。

2、采购项目应严格按照计划实施,不得随意变更和突破。

3、学院采购工作除“部门预算”单列的项目,部门可以采购外,其余物资设备等均由采购部门(总务处)集中采购。采购限额标准如下所示:

四、采购一般原则

1、采购活动必须遵守国家有关法律法规。各业务部门和监督部门都要自律规范,各尽其职,主动配合,协调支持,努力提高工作效能。

2、参与采购活动的工作人员都要以对学校利益高度负责的精神,力求节约,反对浪费,廉洁、高效履行职责。

3、各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则,选定符合使用要求,性价比较高的物资设备。

4、采购工作程序应注意积极引入市场竞争机制。一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。要从维护学校利益出发,本着“诚实、信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。

五、采购活动的运作方式

1、采购活动按照采购预算金额大小可分别采用邀请招标、询价竞标、询价谈判、认质认价、单一来源采购方式。

A、邀请招标。邀请招标指按照采购谈判小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标,并按照评标小组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。预算金额在5000元(含5000元)~3万元的货物类采购及5万元(含5万元)~20万元的工程类采购采用邀请招标。

B、询标竞价。询标竞价采购指由采购谈判小组按照议定的资质条件,在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上,直接邀请三家以上供应商投标报价,采购工作小组通过综合评议,竞价谈判,按照“质量保证,服务可靠,价格最低”原则确定供应商的采购工作方式。预算金额在3000~5000元的货物类采购及5万元以下的工程类采购采用询标竞价。

C、询价谈判。询价谈判采购指由采购谈判小组根据市场情况“货比三家,集体研究,谈判压价,择优选定”供应商的采购方式。预算金额在3000元以下的货物类采购采用询价谈判。

D、单一来源采购。是指向供应商直接购买的采购方式。属于下列情况之一的可采用该方式。

(1)只能从特定供应商处采购。

(2)原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充、必须向原供应商采购的。

(3)预先声明需对原有采购进行后续扩充的。

E、认质认价。认质认价指依据采购计划委托施工单位采购活动的采购工作方式。采取委托采购方式时,业务主管部门应出具“认质认价通知单”,并以审定的《陕西财经职业技术学院物资设备采购认质认价审定表》作为结算的依据。

2、招标采购活动应填写《陕西财经职业技术学院招标采购活动备案表》;询价采购活动应填写《陕西财经职业技术学院询价谈判采购活动备案表》;认质认价应填写《陕西财经职业技术学院物资设备采购认质认价审定表》;商务关系存续应填写《陕西财经职业技术学院物资设备采购商务关系存续合同审批运行表》。

3、学院总务处及有关物资设备使用部门,应结合本部门特点,建立常用物资设备“采购资源信息库”。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外,还应从可供商品和已供商品两方面反映各供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下,采购资源信息库中同种类商品至少应保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选,动态管理。

六、采购工作程序

1、  采购立项

用户单位应根据实际需要,在对市场状况充分调查了解的基础上,提出书面申请立项报告,并填写《陕西财经职业技术学院物资设备采购立项审批表》,办理有关立项手续。立项审批表应包括的基本内容:申请立项的理由、物品品种、质量标准、规格型号、需求数量、用途、技术要求、主要性能指标、预算价格依据及预算金额等。对于采购资金额度较大的项目或专业性较强,技术含量高的物资设备,采购前应对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察,在考察基础上形成考察报告,提交学院领导。必要时组织项目可行性论证会,论证会评审委员由相关领域3人以上专家及学院监察、审计、财务、用户单位、职工代表等组成。通过可行性论证评审后方可立项。学院采购活动应当严格控制在立项审定的资金额度范围内,不得随意突破,不得随意增加采购数量和品种。对于确因实际情况不得不变更调整时,必须事前征得院领导同意。

2、邀请供应商

在采购计划确定后,业务主管部门应及时采取适当方式发布需求信息,吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。应采取多种方式采集供应商信息,可在采购资源信息库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价。对于采购资金额度大于10万元以上的采购项目,投标报价的新增供应商不得低于参与投标报价供应商家数的1/3。

3、供应商的资格审查及产品考察

招标前,业务主管部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

4、供应商选定

A、招标采购。招标采购项目应由业务主管部门编写招标文件。招标文件一般应包括以下内容:(1)对投标人的资格要求;(2)标的名称、数量、规格型号;(3)对标底的质量配置或材质要求;(4)供货方式或工期要求;(5)投标报价截止日期。

B、询价谈判。询价谈判应由采购谈判小组负责。询价谈判时,确定符合资质条件被询价的供应商数量不得少于三家。一般情况下,应要求被询价供应商进行一次性报价。采购谈判小组应根据采购需求,综合考虑质量、服务,按照合理最低价原则最终确定供应商,并将结果通知被询价的其他供应商。

5、合同谈判及草签

谈判人员由采购谈判小组确定,一般不得少于3人。招标采购谈判应在监察人员参与下进行。谈判对象应是招标结果或考察意见明确的供应商。在采购谈判小组认为质量有保证的前提下,谈判人员认为有必要时,可实行开放式竞价机制。即向首选中标人和备选中标人有限公开通过招标竞价优化组合形成的优化标的,允许首选中标人和备选中标人之间二次竞价确定最终供应商。

6、合同审批

物资设备采购合同都应填报《陕西财经职业技术学院合同审批运行表》报批,经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。凡未经学院法定代表人或其授权委托人审查签署的均为无效合同,当事人应承担侵权责任。

7、货物验收和付款

每项采购活动,货到入库前必须由业务主管部门根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况组织初步验收,填报《陕西财经职业学院物资采购验收单》或《陕西财经职业技术学院设备采购验收单》,并在“验收情况”栏内载明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时应做退货处理。

对于需要安装、施工的设备或物资,在竣工运转正常后,业务主管部门应组织总体验收,并填报《陕西财经职业技术学院物资设备采购施工竣工验收单》。

采购活动付款要与合同履约进度情况相协调,以“保证供应,保证质量,最大限度降低资金风险”为原则。财务部门办理物资设备采购付款手续时,必须以会签的《陕西财经职业技术学院物资采购验收单》、《陕西财经职业技术学院设备采购验收单》、《陕西财经职业技术学院物资设备采购施工竣工验收单》作为付款的依据。

8、物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。“立项审批表”、“招投标文件”、“投标报价书”、“报价单”、“合同审批表”、“合同书”、“验收单”和“会议纪要”等均为采购活动必须形成的重要文件材料,应由业务主管部门专人负责及时归档备案。

七、纪律和监督

1、纪律要求

(1)采购活动必须遵守“集体研究,民主决策”的工作制度,禁止暗箱操作,严禁个人说了算;

(2)参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息;

(3)参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请;

(4)供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。

2、采购小组工作接受学院相关业务管理机构监督检查。财务人员对合同履行情况有责任进行监督,发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导,拒付货款。

3、学院监察部门对10万元以上大宗物资设备采购实施过程监督;对采购金额在3—10万元的物资设备采购活动参与对供应商的考察选定。采购活动的监督方式由学院监察部门根据情况需要确定。

4、监察部门对大宗物资设备采购实行监察报告制度。在招标采购活动终结,监察人员应在《陕西财经职业技术学院招标采购活动备案表》的监察报告栏形成“监察报告”。监察报告应能准确反映本项采购活动的实际情况,并对采购活动情况做出监察评议,提出监察建议或意见。

八、本办法自发文之日起执行,以前下发的有关规定与本办法有抵触的,一律按本办法执行。本办法由总务处负责解释。

 

 

                                            二○○六年五月十五日

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