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陕财职院会计电算化档案管理制度

作者:              日期:2007-06-11             点击:[]

 

为加强单位会计电算化档案管理,保证会计电算化档案的安全完整,根据财政部《会计电算化工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定,制定本制度。

1、 电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据、计算机打印出来的会计数据及其他与会计电算化相关的资料;会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。

2、记账凭证、上机日志、会计账簿(包括总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他账簿)、财务报告(包括月度、年度会计报表、附表)定期打印。其中,现金日记账和银行存款日记账必须每日核对。

3、定期整理和装订凭证等会计资料,对于各种会计凭证按编号整理装订成册,做到装订整齐,并将有关资料集中分类保管,以便查阅。会计凭证装订成册后,认真填写封面,盖章封签。

4、按照国家有关会计档案归档范围和归档要求的规定,会计年度终了后,暂由财务部门保管三年。期满后将会计材料收集齐全,并做好立卷整理、编目等工作。编造清册移交学院档案部门保管。

5、会计电算化档案与手工会计档案的保管期限一致。

6、严格遵守会计卷宗调阅的有关规定,负责会计归档卷宗的调阅及归还工作,并陪同有关人员查阅卷宗。调阅卷宗时,不得抽出会计归档卷宗中的会计凭证或资料,保存的会计档案不得借出,如有特殊需要,经本单位负责人书面批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,外单位来查阅账目,要经院领导和院纪委的批准,未经以上领导书面批准,会计档案不能向外借。建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

7、妥善保管好会计数据的备份软盘。存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记,清楚地标注备份数据时的期间、备份日期、次数及备份人姓名等。采用磁性介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

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