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工作流程

陕西财经职业技术学院采购项目工作流程

作者:              日期:2016-10-20             点击:[]

分散采购项目(校内招标)工作流程

序号

工作环节

完成时间

工作内容及具体事项

1  

编制预算  

3-5天  

根据往年采购金额,编制下一年度校内采购预算。  

2  

立项审批报告  

以立项报告交到  

国资处时间为准  

各使用部门根据采购需要,提出采购报告,按照立项报告审批流程完成院领导审批。  

3  

细化采购方案  

7天  

1、前提条件:采购项目正式立项,即院领导审批完毕后;  

2、项目正式立项后,由国资处采购部门与立项部门沟通、协调,最终确定采购方案。  

4  

编制招标文件  

3-5天  

国资处采购部门编制招标文件,立项部门修改招标文件。  

5  

发布招标公告  

不少于7天  

从开始发布招标公告到开标当天不得少于7天。  

6  

组织现场踏勘  

1天  

由国资处和使用部门共同组织现场踏勘及答疑。  

7  

组织开标  

1天  

1、开标前,需要编制综合评分表、评标结论表、开标会议议程、招标签到表等招标存档资料;  

2、开标前1天,国资处采购部门与纪检监察审计处共同抽取评标专家,并电话通知;  

3、开标过程中,组织召开招标会议,包括会前签到、收取投标保证金、参与计算评分等;  

4、开会结束后,整理招标存档资料,编写评标报告。  

8  

签订合同  

1-2周  

1、电话通知所有投标人,告知中标结果;  

2、国资处、立项部门、中标单位等三方商谈,再次现场踏勘,确认合同具体细节;  

3、国资处采购部门草拟合同,立项部门修改,中标单位修改,学院法律顾问修改;  

4、合同内容确定后开始运行合同,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门负责人、分管国资处院领导、院长等。  

5、合同双方签字盖章确认,并合同签订后5天内退还投标保证金。  

9  

项目实施  

工期时间  

1、立项部门负责监督施工;  

2、国资处采购部门协调施工过程中的问题。  

10  

组织验收  

1-2天  

1、立项部门确认项目实施情况,是否已通过初步验收,达到合格标准;  

2、编制验收单、会议议程等表格;  

3、电话通知中标单位、立项部门、资产管理员、财务处、纪检监察审计处等人员按时参加验收。  

4、组织现场验收,确认验收结果。  

11  

资产记账  

1周  

1、国资处采购部门准备资产记账相关资料;  

2、立项部门资产管理员与国资处资产部门对接,完成资产记账手续。  

12  

支付合同价款  

1周  

1、整理报账手续资料,包括立项报告、合同及合同运行表、验收单、资产记账表等。  

2、完成签字手续,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。  

13  

支付质保金  

1周  

1、确认项目质保期内的使用情况,是否满足使用要求;  

2、编制质保金支付清单;  

3、完成签字手续,签字人员包括包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。  

14  

售后服务协调  

长期  

在项目完成验收使用过程中,遇到任何售后问题,由国资处联系供应商,协调使用部门,解决售后问题。  

集中采购项目或部门集中采购项目(省上招标)工作流程

序号

工作环节

完成时间

工作内容及具体事项

1   

编制采购预算   

至少10天   

国资处根据各使用部门上报的采购预算,按照《陕西省政府采购目录及限额标准》要求,将达到要求的采购项目及预算报财务处,再由财务处统一报教育厅审批。   

2   

立项报告审批   

以立项报告交到国资处时间为准   

1、各使用部门在确认政府采购预算已通过审批后,根据采购需要,提出采购立项报告,并按照立项报告审批流程完成院领导审批;   

2、若政府采购预算未通过教育厅审批,项目则无法实施。   

3   

细化采购方案   

7天   

1、前提条件:采购项目正式立项,即院领导审批完毕后。   

2、项目正式立项后,由国资处采购部门与立项部门沟通、协调,最终确定采购方案。   

4   

报批项目   

1-3天   

1、填报政府采购审批表,签字人员包括国资处采购部门经办人、院长;   

2、国资处采购部门经办人到财政厅采购处办理审批手续。   

3、根据审批意见,确定是集中采购、部门集中采购或者是分散采购。   

5   

签订招标代理合同   

3-5天   

1、国资处采购部门草拟合同,招标代理机构修改,法律顾问修改;   

2、完成签字手续,签字人员包括国资处采购部门经办人、法律顾问、国资处负责人、分管国资处院领导、院长等。   

3、合同双方签字盖章确认。   

6   

编制招标文件   

7天   

1、招标代理机构编制招标文件;   

2、国资处采购部门修改招标文件、立项部门修改招标文件。   

7   

发售   

招标   

文件   

公开招标   

不少于20天   

从开始发售招标文件到开标当天不得少20天,工作内容包括发布招标公告、组织现场踏勘及答疑。   

竞争性谈判   

不少于5个工作日   

1、招标文件的提供期限不得少于5个工作日;   

2、根据项目实际,预留现场踏勘时间、制作投标文件时间。   

8   

组织开标   

1天   

1、开标前1天,国资处采购部门、立项部门、招标代理机构等确认学院参加评标的人员。   

2、开标当天,国资处采购部门与招标代理机构共同到财政厅采购处抽取评标专家。   

3、参加开标会议。   

9   

公示中标结果   

不少于7个工作日   

中标单位公示,公示时间不得少于7个工作日。   

10   

签订合同   

1-2周   

1、国资处、立项部门、中标单位等三方商谈,确认合同具体细节;   

2、国资处采购部门草拟合同,立项部门修改,中标单位修改,学院法律顾问修改;   

3、合同内容确定后开始运行合同,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门负责人、分管国资处院领导、院长等。   

4、合同双方签字盖章确认。   

11   

项目实施   

工期时间   

1、立项部门负责监督施工;   

2、国资处采购部门协调施工过程中的问题。   

12   

组织验收   

1-2天   

1、立项部门确认项目实施情况,是否已通过初步验收,达到合格标准;   

2、编制验收单、会议议程等表格;   

3、电话通知中标单位、立项部门、资产管理员、财务处、纪检监察审计处等人员按时参加验收。   

4、组织现场验收,确认验收结果。   

13   

资产记账   

1周   

1、国资处采购部门准备资产记账相关资料;   

2、立项部门资产管理员与国资处资产部门对接,完成资产记账手续。   

15   

支付合同价款   

1周   

1、整理报账手续资料,包括立项报告、合同及合同运行表、验收单、资产记账表等。   

2、完成签字手续,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。   

16   

支付质保金   

1周   

1、确认项目质保期内的使用情况,是否满足使用要求;   

2、编制质保金支付清单;   

3、完成签字手续,签字人员包括包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。   

17   

售后服务协调   

长期   

在项目使用过程中,遇到任何售后问题,由国资处联系供应商,协调使用部门,解决售后问题。   

注:以上各流程实施的时限除政府采购法规定的时限外,其余时限以校内实际运行的时限为准。   

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